Nasze realizacje

Wyzwanie klienta:

Urząd ze znaczną ilością jednostek organizacyjnych i potrzebą zapewnienia dla każdej jednostki systemu obiegu oraz dwustronnej wzajemnej komunikacji. Zapewnienie możliwości dekretacji korespondenci rejestrowanej w urzędzie na jednostki oraz kierowania korespondencji wewnętrznej pomiędzy jednostkami. Usprawnienie obsługi interesanta poprzez publikację danych o sprawach w portalu komunikacji z interesantem oraz dodatkowo poprzez ułatwienie nawiązywania połączeń telefonicznych z  osobami prowadzącymi sprawę.

Rozwiązanie dla klienta:

Przygotowanie odrębnych instalacji systemu obiegu dokumentów dla urzędu i każdej z jego jednostek. Konfiguracja połączenia pomiędzy systemami obiegu z zapewnieniem hierarchii: jednostka nadrzędna, jednostka organizacyjna. Zapewnienie możliwości dekretacji i przekazywania korespondencji na wskazane w każdej z  jednostek wydziały. Integracja z dostawcą systemów dziedzinowych i portalu obsługi interesanta. Integracja z dostawcą rozwiązania VoIP w celu skorelowania połączeń telefonicznych z automatycznym wyświetleniem się urzędnikowi sprawy i danych dzwoniącego interesanta. Zwrotnie, zapewnienie interesantowi bezpośredniego połączenia z prowadzącym sprawę.

Efekt:

Usprawnienie komunikacji z jednostkami organizacyjnymi. Możliwość przekierowania na jednostki (dekretacji) korespondencji z urzędu miasta i na odwrót. Udostępnienie mieszkańcom narzędzia do interakcji z urzędem jakim jest portal obsługi mieszkańca zintegrowany z systemem obiegu i systemami dziedzinowymi. Dzięki integracji z VoIP nastąpiło również przyspieszenie procesu łączenia rozmów telefonicznych oraz zapewniono przygotowanie urzędnika do rozmowy z dzwoniącym interesantem.