Urząd Miasta Puławy
Wyzwanie klienta:
Przejście z tradycyjnego systemu kancelaryjnego wspomaganego systemem obiegu dokumentów do systemu EZD, zaraz po wejściu w życie takiej możliwości dla Urzędu, tj Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Rozwiązanie dla klienta:
Uruchomienie składów chronologicznych wraz z ich pełną obsługą. Automatyczne przyjęcie pozycji na stan składu, rejestracja faktu fizycznego pakowania dokumentów w pudła wraz z automatycznym otwarciem kolejnego pudła w przypadku zamknięcia poprzedniego. Generowanie etykiet składu, pełna obsługa wycofań, wypożyczeni, archiwizacji itd.
Efekt:
Pionierskie przejście na system EZD, jako wiodący w jednostce, w chwili kiedy pojawiła się prawna możliwość przyjęcia takiego sposobu pracy w urzędach. Dzięki przejściu z tradycyjnego systemu kancelaryjnego wspomaganego systemem obiegu dokumentów do nowoczesnego systemu EZD, klient uzyskał znaczące usprawnienia w zarządzaniu dokumentacją. Uruchomienie składów chronologicznych wraz z ich pełną obsługą umożliwiło automatyczne przyjęcie pozycji na stan składu oraz rejestrację faktu fizycznego pakowania dokumentów w pudła. Dodatkowo, dzięki generowaniu etykiet składu oraz pełnej obsłudze wycofań, wypożyczeń i archiwizacji, klient zyskał możliwość szybkiego i efektywnego zarządzania dokumentacją, co przyczyniło się do zwiększenia efektywności pracy oraz poprawy jakości obsługi petentów w Urzędzie Miasta.