Urząd Gminy Jastków
Wyzwanie klienta:
Zapewnienie przez system informatyczny wsparcia tradycyjnego systemu kancelaryjnego, systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej. Przygotowanie do przejścia na system EZD.
Rozwiązanie dla klienta:
Wprowadzenie w jednostce rejestracji pism wpływających, wychodzących oraz spraw w systemie obiegu dokumentów. Skonfigurowanie ścieżki dekretacji pism wpływających oraz akceptacja pism wychodzących. Usprawnienie procesu przygotowania odpowiedzi dla interesanta poprzez przygotowanie szablonów (wzorców) uzupełnianych automatycznie danymi z bazy obiegu.
Efekt:
Wsparcie pracowników kancelarii, kierowników oraz pracowników merytorycznych w procesach: rejestracji pism wpływających różnymi kanałami, (np. przyniesione osobiście, przesłane na adres e-mail, ePUAP) dekretacji pism, akceptacji, prowadzenia spraw, wyszukiwania. Przygotowanie szablonów zoptymalizowało proces tworzenia pism wychodzących. Uruchomienie kancelarii sterującej wysyłką pism przyspieszyło procesy: adresowania kopert, ewidencjonowania zwrotek, tworzenia książki nadawczej na Pocztę Polską (urząd nie zdecydował się na wykorzystanie integracji z Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej, stąd książka nadawcza przygotowywana jest jedynie w formie wydruku przekazywanego do urzędu pocztowego). Pracownicy merytoryczni prowadzą na bieżąco sprawy w systemie, korzystając w końcówce roku, w celu uporządkowania teczek prowadzonych papierowo, z wydruków umieszczonych w systemie, np. spisu spraw. Jednostka, mimo nie podjęcia na chwilę obecną decyzji o przejściu na system EZD, jest do tego przygotowana, ponieważ wszystkie funkcje związane z systemem EZD, np. obsługa składów chronologicznych, mogą zostać w każdej chwili udostępnione pracownikom przez administratora urzędu.