Elektroniczny System Zarządzania Dokumentacją pozwala na uporządkowanie i udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej, eliminując chaos papierowej dokumentacji. Procesy związane z zarządzaniem dokumentacją stają się płynne, transparentne i efektywne. System zapewnia możliwość pracy na wielu środowiskach bazodanowych, a uruchomienie interfejsu użytkownika odbywa się za pomocą przeglądarek internetowych.
System umożliwia szybki dostęp do potrzebnych informacji, redukując czas poszukiwań oraz zapobiegając ryzyku utraty dokumentów. ZETO EZDel-Dok usprawnia procesy zatwierdzania dokumentów oraz przyczynia się do oszczędności czasu i zasobów, eliminując konieczność sięgania do papierowej dokumentacji. Budowa pozwala na przeprowadzenie wdrożenia w drodze ewolucji jak i rewolucji, w zależności od potrzeb. Dzięki swojej elastyczności, ZETO EZD el-Dok może być wykorzystywany jako system EZD lub w etapie przejściowym, jako system wspomagający tradycyjny system kancelaryjny. Udzielona licencja pozwala na pracę w każdym z tych trybów.
pozwala zarządzać dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami, terminami oraz czasem pracy pracowników, tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji.
szereg przydatnych funkcji dostępnych z panelu użytkownika, bazujących na wieloletnim doświadczeniu współpracy z użytkownikami.
funkcje systemu mogą być uruchamiane na różny sposób, w zależności od preferencji użytkownika.
dostosowanie do zmieniających się potrzeb jednostki, np. uruchomienie składów chronologicznych, komunikacji z e-Doręczeniami, itd.
praca w konfiguracji: centrala-oddziały, urząd-jednostki organizacyjne. Wymiana dokumentów pomiędzy niezależnymi instalacjami systemu, np. dekretacja pism na jednostki organizacyjne.
prowadzenie rejestrów pism wpływających/wysyłanych różnymi kanałami: e-mail, ePUAP, PEF, e-Doręczenia, systemy dziedzinowe, przyniesione osobiście, itd.
system został zintegrowany z szeregiem systemów pozostałych dostawców systemów IT. Dzięki interfejsowi API (interfejs programistyczny aplikacji) zintegrujesz inne systemy z których korzystasz.
system stanowi bazę danych o dokumentach również dla portali zewnętrznych. Dane można udostępniać np. portalom komunikacji z interesantem/kontrahentem, Biuletynom Informacji Publicznej, itd.
uzupełnianie metadanych na podstawie skanu dokumentu źródłowego
automatyczna rejestracja korespondencji wymienianej z portalem e-Doręczeń
automatyzacja przepływu dokumentów
Firma produkcyjna zatrudniająca ok. 3000 osób, w tym 650 inżynierów i współpracuje z blisko 1000 polskich przedsiębiorstw. Rok do roku produkuje ponad 7400 maszyn dla klientów w ponad 40 krajach na całym świecie. Wyzwanie klienta: Szybki dostęp do aktualnych wersji dokumentacji technicznej poprzez dedykowany system informatyczny. Zapewnienie pracownikom natychmiastowej możliwość uzyskania najnowszych informacji dotyczących specyfikacji, konserwacji oraz wszelkich aktualizacji, co z kolei umożliwia utrzymanie wysokiego standardu jakości świadczonych usług. Rozwiązanie dla klienta: Dostarczenie systemu klasy EZD – Zeto el-Dok System umożliwiło prowadzenie rejestrów dokumentów technicznych. System nie tylko zapewnia dostęp do aktualnej...
Wyzwanie klienta: Przejście z tradycyjnego systemu kancelaryjnego wspomaganego systemem obiegu dokumentów do systemu EZD, zaraz po wejściu w życie takiej możliwości dla Urzędu, tj Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozwiązanie dla klienta: Uruchomienie składów chronologicznych wraz z ich pełną obsługą. Automatyczne przyjęcie pozycji na stan składu, rejestracja faktu fizycznego pakowania dokumentów w pudła wraz z automatycznym otwarciem kolejnego pudła w przypadku zamknięcia poprzedniego. Generowanie etykiet składu, pełna obsługa wycofań,...
Wyzwanie klienta: Zapewnienie przez system informatyczny wsparcia tradycyjnego systemu kancelaryjnego, systemu wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej. Przygotowanie do przejścia na system EZD. Rozwiązanie dla klienta: Wprowadzenie w jednostce rejestracji pism wpływających, wychodzących oraz spraw w systemie obiegu dokumentów. Skonfigurowanie ścieżki dekretacji pism wpływających oraz akceptacja pism wychodzących. Usprawnienie procesu przygotowania odpowiedzi dla interesanta poprzez przygotowanie szablonów (wzorców) uzupełnianych automatycznie danymi z bazy obiegu. Efekt: Wsparcie pracowników kancelarii, kierowników oraz pracowników merytorycznych w procesach: rejestracji pism wpływających różnymi kanałami, (np. przyniesione osobiście, przesłane na...
Wyzwanie klienta: Urząd ze znaczną ilością jednostek organizacyjnych i potrzebą zapewnienia dla każdej jednostki systemu obiegu oraz dwustronnej wzajemnej komunikacji. Zapewnienie możliwości dekretacji korespondenci rejestrowanej w urzędzie na jednostki oraz kierowania korespondencji wewnętrznej pomiędzy jednostkami. Usprawnienie obsługi interesanta poprzez publikację danych o sprawach w portalu komunikacji z interesantem oraz dodatkowo poprzez ułatwienie nawiązywania połączeń telefonicznych z osobami prowadzącymi sprawę. Rozwiązanie dla klienta: Przygotowanie odrębnych instalacji systemu obiegu dokumentów dla urzędu i każdej z jego jednostek. Konfiguracja połączenia pomiędzy systemami obiegu z zapewnieniem hierarchii: jednostka nadrzędna, jednostka organizacyjna. Zapewnienie możliwości dekretacji i przekazywania...
Firma informatyczna mająca w swoim portfolio ponad 200 klientów oraz ponad 8000 użytkowników dostarczanych systemów. Wewnętrznie firma posiada rozbudowaną strukturę, a także dwa oddziały poza siedzibą główną firmy. Wyzwanie: Objęcie nadzorem rejestru umów wraz z kontrolą ich terminowości. Wsparcie dla wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością (SZJ). Rozwiązanie: Wprowadzenie centralnego rejestru umów wraz z określeniem czasu obowiązywania każdej z umów. W przypadku umów zawieranych cyklicznie szybki dostęp do poprzednich umów zawieranych z tym samym kontrahentem. Prowadzenie dokumentacji systemu zarządzania jakością w systemie, a tym samym zapewnienie kontroli wersjonowania i dostępu do zawsze...
automatyzacja organizacji konkursów i przyznawaniu dofinansowań. Realizuj procesy kompleksowo, prosto i szybko. Z nami ogłaszanie konkursów ofert, nabór i ocena wniosków dotacyjnych, a także składanie sprawozdań stają się łatwiejsze i bardziej efektywne.
