Od momentu swojego powstania Internet odgrywa kluczową rolę w naszym codziennym życiu, wpływając na różne dziedziny, w tym również na sektor publiczny. W ostatnich latach nastąpiło znaczące usprawnienie cyfrowej komunikacji z obywatelami. Jednym z najnowszych rozwiązań są eDoręczenia, które wkrótce staną się obowiązkowe dla określonej grupy odbiorców, a docelowo zastąpią korespondencję przez ePUAP.
eDoręczenia – co to takiego:
eDoręczenia, czyli rejestrowane doręczenie elektroniczne, to rodzaj cyfrowej komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją publiczną. Umożliwia przesyłanie oficjalnych dokumentów i korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. eDoręczenia eliminują potrzebę tradycyjnego przesyłania dokumentów pocztą, co przyspiesza cały proces komunikacji zapewniając wyższy stopień pewności co do faktu doręczenia i odbioru.
Data wejścia w życie dla Administracji Publicznej:
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe będą zobowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od 10 grudnia 2023 r.
Grupa odbiorców:
Podmioty publiczne będą miały obowiązek wysyłać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń. Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) w kontaktach z administracją publiczną będą musiały odbierać i wysyłać dokumenty za pośrednictwem e-Doręczeń
Synergia eDoręczeń i systemu klasy EZD
Usługę e-Doręczeń można z powodzeniem zintegrować z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Integracja pozwala w pełni wykorzystać tę usługę i zwiększa funkcjonalność tych systemów kancelaryjnych.
Integracja eDoręczeń z systemem klasy EZD w Administracji Publicznej umożliwi pełny cykl zarządzania dokumentami elektronicznymi. Dzięki wdrożeniu i korzystaniu z systemu klasy EZD z modułem eDoręczeń nastąpi automatyzacja przekazywania i rejestracji dokumentów elektronicznych. Z jednego systemu pracownik urzędu będzie mógł obsłużyć całą korespondencję, która trafia do Urzędu z jednoczesną kontrolą gdzie w danym momencie znajduje się dany dokument.
Integracja eDoręczeń z EOD zapewnia również dodatkowe zabezpieczenia w zakresie bezpieczeństwa i poufności dokumentów. Elektroniczne podpisy, szyfrowanie danych i inne mechanizmy ochrony informacji mogą być stosowane w obu systemach, co zapewnia większe bezpieczeństwo przechowywanych i przesyłanych dokumentów.
Jako firma, która kompleksowo wychodzi naprzeciw potrzebom Jednostek Samorządu Terytorialnego, w naszym systemie EZD elDok System, zapewniliśmy możliwość obsługi eDoręczeń. Co ważne w jednym miejscu nasi klienci obsłużą korespondecję przechodzącą zarówno poprzez eDoręczenia jak i ePUAP. Jest to znacząca oszczędność czasu oraz optymalizacja pracy, osób, które zajmują się obsługą obywateli oraz firm w Urzędach.