Baza wiedzy

Błędy rachunkowe i braki w załącznikach to wciąż jedna z najczęstszych przyczyn odrzucania ofert w konkursach dla NGO. Dla Urzędnika oznacza to konieczność wzywania do uzupełnień, wstrzymywanie prac komisji i ryzyko zarzutów o nierówne traktowanie oferentów. Sprawdź, jak automatyzacja ( generator wniosków NGO) zgodna z Art. 14 ustawy może stać się Twoim wsparciem w procedurach konkursowych.

Każdy Pracownik wydziału współpracy społecznej zna ten scenariusz: ostatni dzień naboru, spływają dziesiątki ofert, a wstępna weryfikacja ujawnia, że w wielu z nich pojawiają się błędy rachunkowe. Zamiast oceniać merytorykę, cenny czas jest przeznaczany na sprawdzanie, czy Organizacja poprawnie wyliczyła procent wkładu własnego.

Ręczna weryfikacja kosztorysów to czasochłonny etap każdej procedury dotacyjnej. Jeden przeoczony błąd może skutkować problemami przy rozliczaniu dotacji, a w najgorszym wypadku – uwagami Regionalnej Izby Obrachunkowej (RIO) dotyczącymi naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Art. 14 Ustawy, czyli matematyka w służbie prawa

Zgodnie z Art. 14 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oferta realizacji zadania publicznego musi zawierać m.in. kalkulację przewidywanych kosztów. To fundament. Jeśli kosztorys jest błędny, oferta jest wadliwa formalnie. Jak wygląda tradycyjny proces weryfikacyjny w przypadku pojawienia się błędu:

• Organizacja wypełnia tabelę w Wordzie/Excelu.
• Organizacja myli się w formule sumowania.
• Urzędnik wykrywa błąd.
• Urzędnik wysyła wezwanie do uzupełnienia/poprawy (zgodnie z regulaminem konkursu).
• Urzędnik czeka na odpowiedź, wstrzymując prace komisji.

To strata czasu, której można uniknąć. Rozwiązaniem jest automatyzacja procesu za pomocą dedykowanego narzędzia.

Zeto NGO – Twój cyfrowy weryfikator

System Zeto NGO został zaprojektowany tak, aby działać, jak cyfrowe sito. Jego rolą jest niedopuszczenie do złożenia oferty, która zawiera błędy rachunkowe lub braki w polach obowiązkowych.

Jak to działa w praktyce?

• Automatyczna kalkulacja wkładu własnego: wystarczy, że w ogłoszeniu konkursowym zdefiniujesz wymóg np. „min. 10% wkładu własnego”. Jeśli organizacja wpisze kwoty, które nie spełniają tego warunku, generator wniosków NGO podświetli pole na czerwono i zablokuje przycisk „Wyślij”. Oferent natychmiast otrzymuje informację, co musi poprawić.
• Suma pod kontrolą: system automatycznie sumuje wiersze i kolumny kosztorysu. Nie ma możliwości, by całkowity koszt różnił się od sumy poszczególnych pozycji.
• Weryfikacja kompletności: interaktywny formularz Zeto NGO wymusza uzupełnienie wszystkich niezbędnych pól, dzięki czemu finalizowane zgłoszenie jest w pełni kompletne i zawiera wszelkie niezbędne opisy.

Korzyści dla Urzędu: od administratora do partnera

Wdrożenie systemu, który bierze na siebie ciężar weryfikacji formalnej, zmienia jakość pracy w Urzędzie:

• Bezpieczeństwo prawne: otrzymujesz oferty, które są poprawne rachunkowo. Minimalizujesz ryzyko, w wyniku którego, komisja konkursowa przyzna dotację na podstawie błędnego kosztorysu.
• Oszczędność czasu: zamiast tracić godziny na sprawdzanie, możesz skupić się na ocenie merytorycznej – czy zadanie jest potrzebne mieszkańcom i czy Organizacja ma potencjał, by je zrealizować.
• Transparentność: eliminujesz uznaniowość. System traktuje każdego oferenta tak samo – wymogi formalne są „zaszyte” w kodzie strony i nie podlegają negocjacjom.

Obsługa otwartych konkursów ofert w XXI wieku nie powinna opierać się na kalkulatorze biurowym. Błędy formalne w ofertach to najczęstsza przyczyna frustracji obu stron – Urzędników i Organizacji. System Zeto NGO eliminuje ten problem u źródła, zanim oferta w ogóle trafi na Twoje biurko.

Dlaczego warto zaufać Zeto Lublin? Od ponad 55 lat oferujemy rozwiązania, które wspierają efektywność i umożliwiają automatyzację wielu procesów i zarządzanie dokumentacją w Organizacjach. Najważniejsze są dla nas indywidualne potrzeby każdej Jednostki, dlatego wdrażamy rozwiązania w oparciu o współpracę i wzajemne konsultacje, szukając nowych możliwości ułatwienia pracy w JST.

Chcesz sprawdzić, w jaki sposób generator wniosków Zeto NGO pilnuje budżetu i formalności za Ciebie? Skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną prezentację generatora. Zobacz, jak technologia wspiera Samorząd.