Baza wiedzy

a dyscyplina finansów publicznych

Każdy Urzędnik odpowiedzialny za współpracę z trzecim sektorem posiada wiedzę na temat tego, jak ogromnym obciążeniem dla Samorządu jest rzetelne przeprowadzenie procedur dotacyjnych. Tradycyjny obieg dokumentów rodzi wysokie ryzyko przeoczenia istotnych danych lub przyjęcia oferty po terminie. Tymczasem Regionalna Izba Obrachunkowa oraz Instytucje Kontrolujące wydatkowanie środków unijnych nie wykazują marginesu błędu.

Organizacje pozarządowe realizują zadania publiczne na rzecz lokalnych społeczności, jednak to Kierownik JST oraz Pracownicy wydziałów merytorycznych odpowiadają za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W obliczu coraz bardziej rygorystycznych przepisów, cyfryzacja i automatyzacja procesów stają się jedyną drogą do zapewnienia pełnego bezpieczeństwa prawnego Urzędu.

Formalna weryfikacja wniosków dotacyjnych

Manualna weryfikacja wniosków i sprawozdań generuje sytuacje, w których Urzędnik fizycznie nie jest w stanie wykryć wszystkich nieprawidłowości. Ponadto raporty pokontrolne Instytucji Nadzorczych wskazują na dwa kluczowe obszary, w których najczęściej dochodzi do uchybień:

• Przekroczenie limitu zaangażowania Personelu – zgodnie z wytycznymi dotyczącymi środków unijnych, osoba zaangażowana do realizacji projektów może być zatrudniona w formie etatu, zleceni lub B2B. Osoba zatrudniona nie może pracować łącznie we wszystkich miejscach zatrudnienia więcej niż 276 godzin miesięcznie. Procedura kontrolna nakłada na Urząd obowiązek zbierania comiesięcznych oświadczeń od personelu NGO, jak również bezwzględnej weryfikacji. Między innymi czy godziny pracy w różnych projektach realizowanych przez dane JST nie nakładają się na siebie. Przy kilkunastu projektach manualne weryfikowanie tych danych w arkuszach excel sprawia, że jest to metoda mało efektywna i podatna na błędy.

• Niedopełnienie standardów dostępności (WCAG 2.1 / 2.2) – każde wsparcie publiczne, wliczając w to szkolenia, konferencje czy zakupy infrastruktury, musi być wolne od barier. W ramach dotacji Organizacja Pozarządowa tworzy stronę internetową lub publikuje materiały szkoleniowe. Muszą one bezwzględnie spełniać standardy dostępności cyfrowej. Ponadto brak napisów czy transkrypcji w materiałach wideo oraz brak opisów alternatywnych pod zdjęciami skutkuje uznaniem kosztu wytworzenia tych materiałów za niekwalifikowalny. Urząd ma obowiązek to skontrolować przed ostatecznym rozliczeniem dotacji.

Automatyzacja konkursów i cyfrowy nadzór nad dotacjami

Wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego do obsługi dotacji znacznie ogranicza czynnik błędu ludzkiego. Technologia także pozwala na stworzenie sztywnej, bezpiecznej ścieżki proceduralnej, która automatyzuje najtrudniejsze etapy weryfikacji. Transparentny rejestr i obieg wniosków, gdzie cała komunikacja z NGO, poprawki do ofert, aktualizacje harmonogramów i kosztorysów są rejestrowane. Pozwala skrócić czas procesowania wniosku i stanowi gotową ścieżkę dowodową.